Room Manager System per ottimizzare gli spazi lavorativi

Room Manager SystemI Room Manager System nascono dall’esigenza delle aziende di ottimizzare e rendere più flessibile l’uso degli spazi lavorativi ed in particolare modo delle sale riunioni.

Vi presentiamo di seguito alcune problematiche riscontrate nell’uso degli spazi comuni:

• Duplici prenotazioni – chi ha realmente prenotato?
• Sprechi di spazi e tempo: molti ambienti sono prenotati ma non utilizzati. Uno studio rivela che fino al 40% dei meeting prenotati in   anticipo non vengono poi svolti. Spesso lo spazio resta inutilizzato perché nessuno ha la premura di avvisare dell’avvenuta cancellazione del meeting.
• Interruzioni e distrazioni … “ Quante volte capita che colleghi bussino per verificare se la sala sia libera o occupata.”
• Sprechi di tempo alla ricerca di uno spazio libero.
• Difficoltà nel trovare lo spazio per un meeting in un edificio poco conosciuto.

Per ovviare a tali problemi, nel corso degli ultimi anni sono aumentati i sistemi in grado di gestire la prenotazione e il relativo utilizzo delle sale meeting.
I Room Manager System sono pannelli con schermo touch che possono essere affissi esternamente, accanto alla porta d’ingresso di ogni sala riunione, per mostrare lo status della sala ed aumentare la produttività degli spazi.

I Room Manager System in generale sono compatibili con piattaforme di uso comune per la prenotazione sale come ad esempio Outlook, Google Calendar, Exchange, Office 365, NFS, Google Apps, Micros e Scientia. È possibile riservare la stanza o annullare una prenotazione utilizzando il computer, cellulare/tablet o direttamente tramite lo schermo posto al di fuori della sala riunioni. I dispositivi sono semplici da utilizzare e l’utente non deve apprendere l’uso di particolari applicativi software.

I pannelli fuori porta sono touch screen per consentire agevolmente di:

• Verificare la disponibilità della sala
• Prenotare un meeting direttamente dal pannello
• Confermare l’inizio del meeting. Alcuni sistemi di Room Manager presentano sul display touch la possibilità di inserire la funzione di “Conferma meeting” che appare all’inizio del meeting prefissato. Se il tasto di conferma non viene premuto entro i primi minuti dall’inizio del meeting, lo stesso viene cancellato e la sala ritorna disponibile. In questo modo vengono annullati tutti gli sprechi di spazi e di tempo.
• Estendere il tempo di prenotazione della sala.
• Anticipare la conclusione di un meeting.
• Cancellare un meeting .
• Accedere al menu Admin.

Caratteristiche generali dei pannelli fuori porta

Le dimensioni dei pannelli variano a seconda del produttore ma in linea di massima vanno dai 7” ai 21”. Quando il pannello si illumina di rosso vuol dire che la sala è occupata, mentre il colore verde indica che la stessa è disponibile. La retroilluminazione dello schermo, rossa o verde, si rende visibile da lontano così da indicare chiaramente se la sala è occupata o meno in un dato momento; sullo schermo vengono suggerite inoltre le eventuali sale libere in alternativa. Vi sono pannelli multilingua personalizzabili ad esempio con il logo aziendale, installabili sia in orizzontale che in verticale e facili da configurare. Il cablaggio si riduce ad un solo cavo con Power over Ethernet ed in alcuni modelli è presente anche la possibilità di connettersi via Wifi.

Al Room Manager System può essere abbinato anche un sistema Room Signage che installato in reception o vicino agli ascensori, mostri diversi contenuti:
• La collocazione del loro meeting per ospiti e colleghi indicando nello specifico
• Orario e Data
• Orario inizio meeting
• Titolo Meeting
• Titolare Meeting
• Nome meeting room
• Comunicazione corporate
• Brand reinforcement
• Pubblicità, HTML, Immagini e video
• Organigrammi e premi dipendenti
• Programmi giornalieri, descrizioni attività, descrizioni ambienti

Essedi ha a catalogo diversi Room Manager System che proponiamo in base alle specifiche esigenze del cliente.

Di seguito citiamo i principali:

– ONELAN Reserva
– EVOKO ROOM MANAGER
– CRESTRON Fusion

Per una consulenza gratuita ed un preventivo contattaci subito al nr. + 39 02 95384180 e-mail: info@essedisrl.eu

Clicca qui per tornare alla pagina Soluzioni.